การแปลงวันที่และเวลาในรูปแบบ Text ไปเป็น Date Time ใน MS Excel

1. ข้อมูลของวันที่และเวลาในรูปแบบ Text ใน MS Excel

Text
2. กำหนดคอลัมน์ใหม่ให้เป็นแบบ Date Time พร้อมเลือกรูปแบบของวัน เดือน ปี ตามต้องการ

Date

3. คำนวณค่า Text จากข้อที่ 1 โดยใช้ฟังก์ชั่นแยกข้อความ เพื่อไปใส่ในคอลัมน์ที่เป็น Date Time จากข้อที่ 2

Function

4. ได้ผลลัพธ์เป็น Date Time ตามต้องการ

Date Time

การแสดงข้อมูลตารางในหลายมิติด้วย Pivot Table

ตารางข้อมูลมาตรฐานที่เราคุ้นเคยกันดีจะประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ แถว (Row) และ คอลัมน์ (Column) หากมองในเรื่องการนำเสนอข้อมูลก็ไม่มีอะไรยุ่งยากซับซ้อน จนยากที่จะทำความเข้าใจ แบบว่าเห็นตารางแล้วเข้าใจทันที่ว่าคืออะไร เช่น ตารางข้อมูลการใช้ประโยชน์ที่ดิน จะประกอบไปด้วย 6 คอลัมน์ มีจำนวน 1,086 แถว

Excel

เราจะเห็นว่าใน แถวที่ 3 ต.ทุ่งพระ มีพื้นที่นาข้าว ประมาณ 82 ไร่

และในแถวที่ 11 ต.ทุ่งพระ มีพื้นที่ปลูกไม้สัก ประมาณ 18 ไร่

แต่จริงๆ แล้ว มีข้อมูลในหลายแถวในคอลัมน์ที่มีข้อมูลซ้ำซ้อนกัน เช่น

แถวที่ 2, 11, … ต.ทุ่งพระ มีพื้นที่ปลูกอ้อย ประมาณ ? ไร่

แถวที่ 4, 7, 8, 10, … ต.ทุ่งพระ มีพื้นที่ปลูกไม้ผลผสม ประมาณ ? ไร่

ซึ่งถ้าเราต้องการที่จะดูว่าในแต่ละประเภทของการใช้ประโยชน์ที่ดิน มีกี่ประเภท รวมเป็นพื้นที่เท่าไร และอยู่ในขอบเขตตำบล อำเภอ และจังหวัดอะไรบ้าง การจะมานั่งนับและคำนวณทีละแถวก็คงไม่ใช่วิธีการที่ดีมากนัก ดังนั้น Pivot Table จะสามารถช่วยเราได้ โดย Pivot Table เป็นฟังก์ชั่นการทำงานหนึ่งในโปรแกรม Microsoft Office : Excel ซึ่งมีวิธีการใช้งานที่ง่าย

 

วิธีการใช้งานมีดังนี้

1. เปิดตารางข้อมูลใน Excel

2. ไปที่ Pivot Table

Insert Pivot Table

3. เลือกการแสดงผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ข้อมูลใน Sheet ใหม่ หรือ Sheet เดิม ในที่นี้เลือกแสดงใน Sheet ใหม่

Select Data

4. องค์ประกอบของ Pivot Table

Pivot Table Page

5. เลือกคอลัมน์ที่ต้องการ โดยนำมาใส่ใน ป้ายชื่อแถว, ป้ายชื่อคอลัมน์, ค่า

Select Result

6. สามารถเลือกการแสดงค่าสถิติข้อมูล

Setting

7. สลับและเพิ่มคอลัมน์

Result 1

Result 2

Excel to DBF

ปกติการแปลงไฟล์จาก *.xls ไปเป็น *.dbf ไม่ใช่เรื่องยากเย็นอะไรนัก ซึ่งผมก็ทำอยู่บ่อยๆ เพียงแค่เปิดไฟล์โปรแกรม Excel แล้ว Save As เป็น *.dbf ก็เสร็จแล้ว แต่ว่าวันนี้มาเจอกรณีแปลกๆ ที่ยังไม่สามารถจะหาคำตอบได้ หลังจากแปลงข้อมูลไปเป็น dbf แล้วข้อมูลมาไม่ครบ สมุมติว่าข้อมูลเดิมมี 1000 records พอแปลงแล้วมา 950 อีก 50 หายไปไหนไม่รู้ นั่งงมอยู่หลายวิธี แปลงไปแปลงมาทั้ง Excel 2000 และ 2003 พอจะมาแปลงใน 2007 อ้าวแปลงเป็น dbf ไม่ได้ สรุปว่ายังไงก็ไม่ได้ เลยมาทำใน Access แทน นั่นคือ import ไฟล์ *.xls แล้ว export ไปเป็น *.dbf ก็จะได้ข้อมูลมาครบทุกอย่าง ใครมีปัญหาเหมือนผม จะลองทำดูก็ได้

ไฟล์ original ที่เป็น xls

Excel 1

จำนวน Records ที่หายไปหลังจากแปลงออกมาเป็น dbf

Excel 2

จำนวน Records ครบเท่าเดิมหลังจาก import เข้ามาใน Access

Excel 3

เปิดเอกสาร